Planilha ou dashboard: quando a planilha deixa de dar conta da gestão

A planilha é a ferramenta de gestão mais usada nas pequenas empresas, e por bons motivos: é barata, flexível e todo mundo sabe usar um pouco. O problema aparece quando a empresa cresce e a planilha passa a ser o lugar onde a informação se perde.

Planilha e dashboard não são a mesma coisa

A planilha é onde os dados são registrados: cada venda, cada conta, cada pedido. O dashboard, ou painel de gestão, é onde esses dados viram respostas: quanto vendemos, o que está atrasado, o que precisa de atenção.

Na prática, as duas funcionam melhor juntas. A planilha continua sendo a base, e o dashboard lê essa base e mostra o resumo.

5 sinais de que a planilha chegou ao limite

• Existem várias versões do mesmo arquivo, como "final", "final2" e "agora vai", e ninguém sabe qual é a certa.
• Montar o relatório do mês leva horas e depende de uma pessoa só.
• Fórmulas quebram e aparecem erros como #REF! e #N/D sem que alguém saiba consertar.
• Você não consegue ver nada pelo celular quando está fora da empresa.
• Os problemas são descobertos tarde: a conta já venceu, o estoque já acabou, o prazo já passou.

O que um dashboard muda no dia a dia

• Tudo numa tela: vendas, contas, prazos e equipe, em vez de abas espalhadas.
• Atualização automática: lançou na planilha, o painel atualiza.
• Alertas: o painel avisa o que saiu do normal, como contas vencendo, metas atrasadas e estoque baixo.
• Acesso no celular: o dono acompanha a empresa de qualquer lugar.

Preciso trocar de sistema?

Não necessariamente. Um bom painel pode ser montado em cima da planilha que a empresa já usa, organizada num formato fixo. A equipe continua lançando do mesmo jeito, e só a visualização muda.

Por onde começar

Escolha de 5 a 7 indicadores que realmente importam para o seu negócio (veja nossa lista de 7 indicadores para pequenas empresas), organize a planilha e conecte um painel.

Se quiser ajuda, a Gestão ao Vivo monta a planilha e o painel para você. Veja os modelos por segmento e os planos.